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Saber como realizar um relatório de visita técnica de maneira eficiente é fundamental para acompanhar um serviço prestado. Com o documento em mãos, os gestores conseguem checar a execução de um projeto, além de propor estratégias para alcançar os objetivos traçados.
Para além do cliente que contratou a visita técnica, o relatório também beneficia a equipe responsável pelo serviço, ajudando a melhorar o atendimento prestado, o que resulta em uma gestão de alta performance.
Ao longo do texto você confere quais informações são essenciais em um relatório de visita técnica, como garantir que o documento seja objetivo e de que forma é possível avaliar uma visita técnica.
Antes de seguirmos para o relatório propriamente dito, vale especificar o que é uma visita técnica. Ela consiste em um atendimento prestado a um cliente com o objetivo de começar ou acompanhar um serviço.
A visita técnica tem diferentes finalidades, que variam de acordo com as necessidades do cliente, tais como:
Fazer a manutenção preventiva ou corretiva de equipamentos
Instalar equipamentos e tecnologias
Fiscalizar processos, como o uso de recursos financeiros
Além de esclarecer presencialmente as dúvidas do cliente, e com isso evitar acidentes e reduzir a necessidade de novas visitas, o serviço de visita técnica permite que o prazo de realização de uma obra seja cumprido à risca.
Agora que já esclarecemos o conceito de visita técnica, podemos começar a nos aprofundar no relatório, que consiste na principal ferramenta para coletar e registrar as informações da visita.
Vale ressaltar que o relatório de visita técnica vai muito além de uma simples ATA, funcionando como um documento de grande importância que reúne o histórico de atendimentos prestados.
Com ele, o gestor consegue acompanhar a realização de um serviço e propor as estratégias mais adequadas para solucionar um problema ou alcançar objetivos específicos, sempre de acordo com os KPIs traçados.
O relatório de visita técnica é benéfico não apenas para o cliente, como também para a empresa que prestou o serviço, porque oferece poderosos insights capazes de melhorar cada vez mais o atendimento.
Um documento tão importante como esse não pode ser feito de qualquer jeito, por isso é fundamental entender qual a melhor maneira de montar o relatório de visita técnica.
O primeiro passo é escolher o formato do relatório, que pode ser fotográfico, feito à mão ou digital. O relatório de visita técnica digital é mais prático, principalmente quando realizado com a ajuda de um software que não exige conexão à internet, como é o caso do sistema de manutenção da 90Ti.
Depois é necessário definir o tipo de relatório, e isso vai depender principalmente do objetivo da visita técnica, como por exemplo um relatório de manutenção preventiva ou um relatório de instalação.
O próximo passo é detalhar de forma objetiva as informações do serviço, daí a importância de entender qual a principal necessidade do cliente durante a visita técnica.
Mesmo que o relatório não seja fotográfico, é indicado inserir mídias como fotos e vídeos no documento, garantindo mais segurança para a sua equipe e para o cliente.
Para finalizar o relatório é necessária a assinatura do profissional responsável pela visita técnica.
Entendendo como um relatório deve ser feito, o passo seguinte é elencar quais informações são indispensáveis. Confira:
Dados da empresa responsável pela visita técnica
Dados do cliente que solicitou o serviço
Nome do técnico que irá realizar a visita
Data da visita técnica
Horários de início e fim da visita
Informações sobre o tipo de visita e do serviço ou equipamento a ser checado
Assinatura do técnico
Observações (opcional)
Pesquisa de satisfação (opcional)
Um relatório de visita técnica bem-feito traz outro benefício que é a possibilidade de avaliar as visitas técnicas realizadas.
Ao ter acesso às principais informações acerca do serviço prestado é possível checar se ele está sendo bem executado e se as etapas do projeto vêm sendo cumpridas. Caso contrário, fica mais fácil tomar decisões estratégicas para resolver o problema.
No momento de fazer a avaliação da visita técnica é possível definir também quais serão os próximos passos no atendimento ao cliente em questão.
O relatório fornece ainda alguns insights como os tipos de visitas mais executadas e quais clientes vêm solicitando mais serviços. Dados como esses permitem que a sua equipe atue de forma preventiva e deixe os clientes satisfeitos.
Tanto a sua equipe quanto o seu cliente não têm tempo a perder, e por isso é essencial que o relatório de visita técnica seja o mais claro e objetivo possível. Para isso, algumas dicas são bastante úteis:
1.Escolha o melhor formato
O formato mais adequado é aquele que facilita a realização do serviço, e por isso um software é a opção mais vantajosa para registrar os dados.
2. Use um checklist para colher as informações necessárias
Essa ferramenta permite que nenhum dado importante fique de fora do relatório, além de agilizar a visita técnica em si.
3. Organize as informações
Tão importante quanto coletar as informações é organizá-las adequadamente, facilitando a análise dos dados e a futura avaliação da visita técnica.
4. Utilize mídias para complementar o documento
Fotos, vídeos e gravações de áudio são recursos que deixam um relatório mais fácil de ser compreendido, além de aumentarem a credibilidade do documento.
5. Faça uma pesquisa de satisfação
Essa é uma forma de identificar possíveis queixas ou necessidades dos clientes e assim garantir que as visitas e o próprio relatório sejam cada vez mais eficientes.
Elaborar um relatório de visita técnica é de extrema importância para todos os stakeholders da construção civil. Um documento bem-feito ajuda a acompanhar a execução de um serviço, identificando problemas de forma precoce e indicando as melhores soluções.
O relatório também permite definir os próximos passos de um projeto, garantir que ele seja executado no tempo previsto e propor as estratégias mais assertivas para alcançar os objetivos definidos.
Um bom relatório é vantajoso ainda para a equipe que você gerencia, pois os insights obtidos com o documento podem ajudá-lo a deixar seu time cada vez mais preparado para um atendimento de excelência.
A elaboração de um relatório fica mais ágil e prática com a ajuda da tecnologia. Gostou do conteúdo? Continue por dentro de tudo que é mais importante no mercado de tecnologia para o segmento de engenharia civil: inscreva-se na newsletter da 90Ti.
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