Como otimizar o fluxo de informações da sua empresa?

Muitas vezes, o aumento de produtividade não está relacionado à cobrança de sua mão de obra, mas em dispor de um fluxo de informações eficiente. Afinal de contas, quando todos entendem os processos dos quais são responsáveis, todo o fluxo de informações que os precedem cria uma coesão e harmonia que facilita a produção.

Além disso, isso faz com que exista uma troca de informações correta, entre os diferentes setores e níveis hierárquicos, permitindo um diálogo transparente e direto.

Consequentemente, suas equipes realizam mais em menos tempo e com a capacidade até mesmo de reduzir os custos ao longo dos processos. É exatamente isso que veremos ao longo deste artigo.

O que você precisa saber para melhorar o fluxo de informações na sua empresa — e os seus respectivos benefícios e vantagens? Confira!

Crie feedbacks construtivos

Quando se tem um processo vertical e simplificado, toda a estrutura da empresa encontra um meio rápido e prático de dialogar. Para um gerente de obras, por exemplo, isso pode se traduzir em mais conveniência e objetividade para emitir feedbacks construtivos.

Isso porque os canais de comunicação já são estabelecidos e favorecem o contato imediato com a equipe. Algo que funciona nas duas mãos: da gestão para os colaboradores e vice-versa.

Quando o fluxo de informações está bem definido, a comunicação é um dos pontos altos da empresa, que ajudam a tornar cada colaborador um profissional constantemente melhor.

Utilize uma ferramenta informatizada

Desde o e-mail ao uso de uma intranet acessível a todos, o fluxo de informações deve fluir melhor quando todos os colaboradores possuem, não apenas a acessibilidade para entrar em contato com quem necessitarem, mas os melhores meios para isso.

Algo que pode ser ainda mais potencializado quando, em sua empresa, existe uma solução tecnológica que integre as equipes e dados. Assim, existem menos obstáculos entre as pessoas e o objeto de discussão, facilitando a visualização do tema em debate.

Mapeie os processos para otimizar o fluxo

Para absorver algumas das características que abordamos até aqui, é importante conhecer a performance comunicativa de sua empresa. Ou seja: como ela funciona atualmente.

Por isso, vale a pena entender como o fluxo de informações da sua empresa funciona, fazendo um mapeamento de todos os processos e como eles dialogam com todas as etapas produtivas da empresa.

Portanto, saber a importância do fluxo de informações passa, necessariamente, pela compreensão do seu processo atual e de quais gargalos e qualidades podemos extrair deles.

Construa novos fluxos de trabalho

Com o mapeamento que citamos anteriormente, é possível identificar diversos aspectos que ajudem a tornar os processos ágeis e versáteis, dos quais podemos trazer mais flexibilidade para os funcionários se comunicarem com facilidade. Inclusive, soluções mobile tornam o diálogo interno mais eficiente.

Pense, por exemplo, em como um sistema integrado e móvel pode desconstruir barreiras comunicativas entre o seu escritório e a administração presente em um canteiro de obras.

Prepare sua equipe para o uso de novos processos

Não há mudança tecnológica que se sustente sem antes contar com a compreensão, apoio e esforço dos seus colaboradores. Para tanto, é fundamental desenvolver um diálogo claro e que evidencie o impacto positivo dessas mudanças.

Vale lembrar que somos naturalmente resistentes a transformações. Afinal de contas, elas modificam — muitas vezes revolucionam por completo — procedimentos dos quais já estamos acostumados.

Dessa forma, a gestão deve repassar os objetivos e conquistas decorrentes dessas mudanças e capacitar os colaboradores para que a transição ocorra sem percalços e com muito mais fluidez.

Analise e exponha os resultados das mudanças

Um novo ou remodelado fluxo de informações deve se mostrar eficaz. Para isso, um panorama do processo anterior e do atual deve ser realizado, de modo que todos percebam os aspectos positivos da mudança.

Ao obter um modelo de gestão tecnológico que facilite o fluxo de informações, isso se torna evidente e mais prático de apresentar. Como exemplo, podemos citar o tempo que sua equipe levava para concluir determinada tarefa e guiá-la à etapa seguinte e o tempo que ela leva atualmente.

Ou mesmo a quantidade de problemas específicos nessa transição de etapas, e na quantidade atual com o a otimização do fluxo de informações (por meio do mapeamento) e as soluções encontradas. Dessa maneira, você afrouxa a resistência dos colaboradores, torna-os mais produtivos e motivados — já que resultados melhores aparecerão — e a sua empresa só tem a se beneficiar amplamente dessa solução.

Veja como a tecnologia auxilia no fluxo de informações

Deu para ter uma boa ideia da relevância em otimizar o fluxo de informações e os meios iniciais para atingir esse objetivo? Para que você obtenha essa valiosa transformação comunicativa em sua empresa, que tal saber mais a respeito do software de gestão da 90 TI?

Com ele implantado nos processos de sua empresa, você conta com uma solução digital que integra, entre todos os setores, as informações pertinentes a cada um deles — como o material em estoque para um projeto, por exemplo. Assim, você minimiza os erros na troca de informações e agiliza o processo.

Além disso, a comunicação interna é promovida com qualidade, pois a integração de dados permite que todos entendam o fluxo produtivo como um todo e traz mais comodidade para que os responsáveis dialoguem e entendam as necessidades do outro, reduzindo os gargalos.

Com as informações centralizadas dessa maneira, por um eficaz sistema de ERP com módulos integrados, todos em sua empresa — e também os seus clientes e fornecedores — têm muito a se beneficiar desse exponencial avanço tecnológico.

Quer saber mais a respeito desse tipo de solução e as vantagens personalizadas que ela pode trazer para a realidade do seu negócio? Então, entre em contato com a gente para desenharmos, juntos, a estratégia mais eficiente para promover o fluxo de informações de sua empresa!