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22/08/2016

O que fazer com o fim do emissor gratuito de Nota Fiscal Eletrônica?

Parecia tão longe, mas a descontinuação do emissor de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) já está às portas: em 1º de janeiro de 2017, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de São Paulo não disponibilizará mais o sistema gratuito de emissão de NFe. Isso demanda a atenção de empresas que usam a solução, em funcionamento desde 2006, quando iniciou o processo de digitalização de documentos fiscais eletrônicos. Na prática, isso quer dizer o seguinte:

  • A SEFAZ não fará mais as atualizações do emissor de NFe
  • Sem os ajustes, a ferramenta poderá não mais atender às exigências legais
  • Não haverá possibilidade de novos usuários aderirem ao sistema gratuito

Mas você pode estar se perguntando: “Por que mesmo houve essa decisão?”. A gente explica! A partir desses três pontos, o próprio órgão passou a recomendar que os usuários migrem para outras opções. A decisão, aliás, foi tomada levando em conta esse movimento que já vinha ocorrendo por parte de algumas corporações. Segundo nota publicada pelo Fisco Paulista, a maior parte dos contribuintes já deixou de utilizar o emissor gratuito, optando por soluções próprias, incorporadas e personalizadas aos próprios sistemas de gestão.

Traduzindo em números, isso representa que mais de 90% das empresas que utilizavam o sistema passaram a adotar emissores próprios. Chega a 96 o percentual de organizações que já está usando outras soluções para gerar o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe). Diante de um quadro desse, não fazia mais sentido que a SEFAZ investisse na criação, divulgação e atualizações do emissor, justamente porque a ferramenta foi caindo em desuso.

Lógico que se a ferramenta passou a ser menos utilizada não quer dizer que a emissão digital de documentos fiscais diminuiu. Representa mesmo uma migração de plataformas para executar essa importante etapa e, assim, melhorar o controle de documentos fiscais e evitar falhas que possam tornar a empresa vulnerável a autuações pela Receita Federal. Um ponto importante que explica essa migração é o surgimento de soluções tecnológicas especializadas, que podem ser incorporadas ao ERP das empresas.

Diante disso, é preciso que sua empresa tome essas providências:

#1 Buscar soluções no mercado que façam a emissão de documentos fiscais

Há várias soluções gratuitas no mercado que fazem emissão de NFe e CTe. Faça um comparativo entre elas, considerando o tempo de atuação no mercado, avaliando as empresas que já aderiram a ela e até a facilidade de uso da ferramenta. Certifique-se também sobre a robustez da solução e da segurança de informações que são armazenadas nela. Essa busca precisa ser imediata para que sua empresa já se adeque à nova solução e não fique vulnerável a falhas decorrentes de implantações repentinas.

#2 Opte por soluções que promovam a integração de dados

Ao procurar essas soluções, opte por sistemas mais completos e integrados, que podem ser incorporados ao sistema de gestão já vigente em sua corporação. Caso não o tenha, é importante considerar essa escolha, tendo em vista os benefícios que uma ferramenta dessa pode oferecer. Um software com esses recursos é capaz de emitir os documentos fiscais, realizar o faturamento e balanço contábil, controle de compras, fluxo de caixa, apuração de impostos, administração de pessoa (como registro de ponto dos colaboradores internos), inventário, estoque, contas a receber, entre outras vantagens.

#3 Certifique-se de que a ferramenta emita relatórios

Outro benefício que essa mudança pode trazer à sua empresa é a adesão a um software de gestão que entregue relatórios gerenciais capazes de possibilitar um olhar ainda mais estratégico para sua organização, favorecendo a tomada de decisão que aumente a produtividade, reduza riscos jurídicos e otimize o tempo dos colaboradores de sua empresa.

Benefícios imediatos para empresa

Se você levar em conta as recomendações anteriores, ao buscar um sistema de gestão especializado em documentos fiscais, sua empresa poderá contar com vantagens incríveis e dar mais agilidade e segurança não só ao processo de emissão de NFe e CTe, mas principalmente a outros procedimentos internos que demandam tempo e energia da sua equipe de trabalho. Ao dar mais tranquilidade para a realização das etapas, seu time pode ficar mais focado nas questões estratégicas, melhorando o desempenho da empresa.

Só para se ter uma ideia, um sistema ERP especializado permite a realização de um eficiente e detalhado gerenciamento de cada passo da movimentação financeira da empresa, controlando todas as etapas do processo com total interação de dados. Na tesouraria, por exemplo, as funções de contas a pagar e a receber passam a ser controladas com muito mais facilidade, possibilitando um olhar mais rígido sobre o fluxo de caixa.

Veja só cinco benefícios que sua empresa ganha ao aderir a uma solução com esses recursos:

  • Fluxo de Caixa tratado por categorias
  • Integração com bancos para liquidação automática de títulos de fornecedores
  • Rotina completa para gerenciamento de custos, receitas e despesas das obras e administração com apropriação através de um plano de contas financeiro, cadastro de local, que pode ser subdividido em centros de custo
  • Controle de bancos e caixas (demonstrativo dos extratos bancários)
  • Controle de recebimentos de clientes integrado ao módulo de Gerenciamento de Obras

DICA IMPORTANTE: muitas vezes você já pode até dispor de uma solução tecnológica, mas os módulos contratados (ou mesmo gratuitos) não possuem essa funcionalidade e recursos que mencionamos há pouco. Não se preocupe: de um modo muito facilitado, você pode realizar upgrades na plataforma que permitem acesso a ferramentas que ajudam a conquistar esse benefícios.

Ficou com alguma dúvida? Nesse link você poderá contactar um representante para esclarecer eventuais questões e desafios pelos quais sua empresa passa. Pode ter certeza: a tecnologia certa poderá render frutos que você nem imagina. Até o próximo post!

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