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Se existe um programa comumente usado pelas empresas (independente do seu porte), é o Excel, ferramenta da Microsoft que, desde a década de 1980, possibilita a criação e edição de planilhas eletrônicas. Isso porque é um tipo de software que oferece diferentes soluções, das mais simples até as mais complexas.
Mas até quando essa solução consegue suprir as necessidades de uma construtora? Quando um software de gestão pode ser uma melhor opção? São essas dúvidas que você vai solucionar através deste artigo.
As planilhas podem ser úteis para tarefas básicas de organização e cálculos simples, mas não é preciso ir muito a fundo para encontrar neste recurso diferentes limitações, como é o caso da falta de confiabilidade das informações.
Um levantamento feito pela empresa americana de softwares de Recursos Humanos Bamboo HR, afirma que 90% das planilhas de organizações contêm erros significativos. No contexto da área da construção civil, isso pode significar erros irreversíveis.
Além disso, a falta de um ERP pode resultar na:
Perda de planilhas;
Confusão entre documentos;
Falhas ao transferir dados de uma planilha para outra; e
Desatualização das informações.
Como é possível ser eficiente dessa forma? Logo, um software específico se mostra uma excelente opção, já que oferece recursos mais avançados como automatização de processos, geração de relatórios personalizados, rastreamento de projetos, controle de estoque e gestão financeira integrada.
As planilhas e os sistemas de gestão são ferramentas utilizadas para auxiliar na organização e controle das atividades em uma empresa. No entanto, existem algumas diferenças significativas entre eles. Veja, a seguir, as principais delas.
As planilhas são limitadas em termos de capacidade de processamento e armazenamento de dados, isso porque são projetadas para manipular um volume relativamente pequeno de informações.
Já o sistema de gestão foi desenvolvido especificamente para lidar com grandes volumes de dados de forma eficiente, permitindo o armazenamento centralizado de informações e o processamento de grandes quantidades de dados de forma rápida e precisa.
Ao usar apenas planilhas eletrônicas, a construtora deixa de automatizar processos, já que todas as tarefas nessa ferramentas precisam ser executadas manualmente, o que pode ser demorado e suscetível a erros humanos.
Agora, sistemas de gestão oferecem recursos de automação de processos, ou seja, os colaboradores de uma empresa conseguem executar tarefas repetitivas e burocráticas de forma automática.
Isso permite que os funcionários economizem tempo e se concentrem em atividades mais estratégicas.
O uso de um sistema de gestão também impacta significativamente na integração e colaboração dos participantes, isso porque as planilhas são mais limitadas, pois, normalmente, são usadas por um único usuário e podem exigir que as atualizações sejam compartilhadas manualmente.
Agora se tratando do sistema de gestão, como comentado por aqui, eles são projetados para facilitar a integração e a colaboração entre diferentes áreas e departamentos de uma empresa.
Além disso, eles permitem o compartilhamento de informações em tempo real, o que melhora a comunicação e a eficiência operacional.
O uso de planilhas também pode afetar a análise de dados e a geração de relatórios da sua construtora, isso porque apesar de fornecer tais funcionalidades, elas são menos sofisticadas em comparação aos sistemas de gestão.
Um sistema de gestão foi pensado e desenvolvido para possibilitar que os gestores tenham acesso às informações relevantes, que ajudem a extrair insights valiosos e a tomar decisões assertivas.
Além das diferenças já citadas, cabe também ressaltar que as planilhas têm menos flexibilidade e podem ser mais difíceis de personalizar e expandir à medida que as necessidades da empresa evoluem.
No caso de um sistema de gestão, esses problemas são totalmente solucionados, já que essa ferramenta pode ser personalizada de acordo com as necessidades específicas de uma empresa, pode ser configurada para atender aos requisitos individuais e ser escaláveis, ou seja, capaz de lidar com o crescimento e a expansão da empresa.
Ao se deparar com algumas diferenças entre o uso de planilhas e de um software de gestão, já é possível visualizar os benefícios que uma ferramenta específica pode oferecer. Porém, além dos motivos citados acima, separamos outros 3 para tomar a decisão certa e aumentar o crescimento da sua empresa. Veja a seguir:
Os softwares de gestão oferecem maior segurança de dados, com recursos de backup e proteção contra perda ou acesso não autorizado, ajudando a garantir a integridade e a confidencialidade das informações da empresa.
Os softwares são projetados para atender às demandas crescentes do mercado, oferecendo funcionalidades específicas para setores e segmentos de negócios, garantindo que sua construtora esteja alinhada com as melhores práticas e padrões.
Garante que o software esteja sempre atualizado e funcione corretamente, mantendo-se compatível com as mudanças tecnológicas e regulatórias. Assim, você consegue melhorar a administração das obras.
Por fim, é importante fazer uma avaliação criteriosa de diferentes opções de software de gestão disponíveis no mercado, levando em consideração aspectos como funcionalidades, escalabilidade, facilidade de uso, suporte ao cliente e custo-benefício.
Isso porque cada empresa terá requisitos únicos e é essencial selecionar uma solução que atenda às suas demandas e se adapte ao seu ambiente operacional.
Quando escolhido e implementado de forma correta, um software de gestão pode trazer uma série de benefícios para empresas do setor de construção do futuro, incluindo maior segurança de dados, facilidade na colaboração entre setores, maior eficiência no trabalho diário e uma abordagem mais estratégica para enfrentar os desafios do mercado em constante evolução.
Ao adotar um ERP (Enterprise Resource Planning), não é mais necessário preencher planilhas manualmente, mas sim alimentar um software com informações que se integram automaticamente a todas as áreas da empresa.
O 90 Compor ERP permite um gerenciamento detalhado da movimentação financeira da empresa, além da consulta e emissão de documentos integrados à Receita Federal e a várias prefeituras.
O software também possibilita uma gestão fiscal e contábil mais efetiva, com o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis e apuração dos impostos dentro dos prazos legais, agilidade na busca e conferência dos dados para uma análise assertiva do planejamento tributário.
Essa integração permite o compartilhamento de informações em tempo real, evitando redundâncias e melhorando a eficiência operacional.
Com relatórios personalizados, o ERP também pode ser uma ferramenta valiosa para identificar problemas e oportunidades de negócios.