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O mês de setembro marca o início da obrigatoriedade do uso da plataforma eSocial, um assunto bem comentado entre as empresas, inclusive. Trata-se do resultado de um projeto instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, elaborado a partir de um esforço conjunto entre a Receita Federal do Brasil, o Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência Social, INSS e Caixa Econômica Federal.
O objetivo desta ação é agregar, de um modo bem completo, todas as informações referentes a várias obrigações acessórias hoje existentes.
O que significa dizer que todos os dados de cadastramento, vínculos, contribuições previdenciárias e folhas de pagamento — atualmente encaminhadas de modo separado aos órgãos citados no parágrafo anterior — estarão unificadas em uma mesma plataforma.
Assim, o eSocial objetiva simplificar a disponibilização das informações dos colaboradores de sua empresa, desde o CPF até mesmo os direitos trabalhistas e incidentes, por exemplo.
Essa integração atua diretamente para diminuir as inconsistências entre os mais diversos formulários entregues. Entre os mais usuais, destacam-se: o comunicado de dispensa, o próprio termo de rescisão de contrato de trabalho, folha de pagamento, entre outros.
Olhando assim até parece uma missão simples, mas aprofundando essa visão, percebemos os desafios que essa adequação nos reserva:
6 milhões de empresas serão impactadas no primeiro momento
37 milhões de trabalhadores com carteira assinada terão seus dados incluídos
Mais de 40 documentos precisarão ser apresentados no sistema
Ao todo, são mais de 1675 campos de informação
O Manual de orientação que foi detalhado em fevereiro já ajudou boa parte das empresas a se prepararem. No entanto, ao tomar conhecimento das exigências, as primeiras dificuldades logo surgiram.
Um estudo da PricewaterhouseCoopers (PWC) procurou mapear os maiores desafios enfrentados pelas corporações para se adequarem aos novos parâmetros.
A mudança cultural aparece como o principal problema que as empresas terão de vencer para atender à nova norma. De acordo com o estudo, 30% das corporações pesquisadas sinalizaram que a mudança da rotina será o elemento crítico para estar alinhado ao eSocial.
Os processos internos e a ausência de sistemas e tecnologias apareceram como outras causas desafiadoras, respectivamente com 29% e 16%.
Trocando em miúdos: a chegada desse novo sistema obriga as empresas a alterar a forma de prestação de contas no que tange às leis trabalhistas.
O que anteriormente era feito em diferentes órgãos e em diferentes formatos, agora adequará todas essas informações num mesmo formato e em uma única plataforma de dados.
Mas quando essa mudança precisa ocorrer?
Se a sua empresa teve um faturamento superior a 78 milhões em 2014, já deverá se ajustar ao sistema a partir de 2016. Para as demais, o sistema será obrigatório a partir de 2017 (janeiro). IMPORTANTE: ao não cumprir a regra, sua corporação estará sujeita a multas que podem custar muito mais caro que a adequação às normas.
Para estar alinhado a essa nova diretriz é preciso que as diferentes áreas da corporação estejam envolvidas e saibam da adequação. Nesse caso, estamos falando dos departamentos: pessoal, recursos humanos, segurança e medicina do trabalho, contábil, jurídico, financeiro, fiscal, desenvolvimento e treinamento, além da área de recrutamento e seleção.
Como a nova medida demanda integração de informações, não tem como estar alinhado a esse parâmetro sem ter duas características fundamentais:
#1 Processos bem claros: o fluxo de informações trabalhistas precisa estar muito bem desenhado para que nenhum dado se perca, evitando que falhas ou mesmo a perda do prazo gere autuações para sua empresa.
#2 Apoio tecnológico: por mais bem organizada que seja sua empresa, contar com um sistema de gestão especialização em construção civil será extremamente necessário para otimizar a rotina, garantir o cumprimento de prazo e a precisão dos dados.
Com esses dois recursos, se torna bem mais fácil essa adequação, sobretudo porque a tecnologia ajuda na resolução de pontos críticos, a exemplo de:
Adequações da legislação: um software feito por especialistas garante acesso facilitado por sistema Web e receberá atualizações recorrentes, em conformidade com a legislação vigente. Assim, você não precisa ficar preocupado com essas mudanças
Automação do processo: quando o fluxo de informações está desenhado, isso já é um bom caminho andado para evitar gargalos. Mas ao contar com tecnologia especializada, o processo fica automatizado, ou seja, o software passa a ajudar a atender os prazos legais e evitar falhas de transmissão de dados.
Suporte e preparação de equipe: outra pedra no sapato das empresas que estão implantando soluções como essa, é o suporte tecnológico, ao contratar solução de TI, além do próprio treinamento da equipe. Antes de fechar negócio, verifique se o sistema de gestão pesquisado possui suporte facilitado (em caso de falhas) e mesmo se a ferramenta é de fácil aprendizagem por parte da equipe.
Segurança das informações: avalie também como os dados ficam armazenados para evitar que estejam vulneráveis e somente disponíveis a quem precisa ter acesso. Verifique os mecanismos de segurança de informação, outro ativo que é bem importante de sua empresa.
Comunicação entre áreas: em vez de ficar na dependência de pessoas, a solução especializada ajuda a fazer com a informação circule, dando mais dinamismo e agilidade ao processo, sem contar os mecanismos de transparência.
O blog 90t.i. continuará apresentando informações sobre como a tecnologia pode ser aliada das empresas da construção civil. Não deixe de dar uma passadinha por aqui!